WoPressを使ったり、YouTubeを始めたりしていると写真や動画などグラフィックデータを扱うことが増えました。文字だけ扱っていたころと決定的に違うのが扱うデータが巨大化していること。
一昔前はメールに添付できたデータは、ファイル宅配便などのサービスを使わないと送れない事態が増えています。
そんなお悩みに答えるべく登場したのがオンラインストレージを利用する方法。その使い方を探ってみました。
boxで大容量ファイルを共有する
インターネット上にファイルを保存し、そのファイルを複数人で、または様々な端末からアクセスすることができるサービスがオンラインストレージです。
画像などのファイルはオンラインストレージで共有が便利です。
google Cromeを導入すると表示されるウェブストアのアイコンページ。表示されたBOXというアイコンは大企業でも使われているセキュリティのしっかりとしたオンラインストレージの無料版です。
無料版に登録すると[Individual]というアカウントが付与されます。利用できるストレージ容量は10.0GB。保存できる最大ファイルサイズは250MBです(250GBのファイルがアップロードできます)。[1] … Continue reading
[2]データ容量をアップロードする機会が多い人は月額1,200円の Personal Proにアップグレードが可能です。 … Continue reading
写真などのメールで送るには重すぎるファイルや、簡単な動画ファイルなどを第三者に届けるとき便利なのが、 オンラインストレージに保存し、そのリンク先をメールな貼り付けて相手に送信する方法です。
メールを受け取った相手は、簡単な承認手続きを行うことで、送信元が保存したオンラインストレージにアクセスし、保存したファイルを利用することができます。
大容量ファイルの転送には無料のファイル共有サービスなどを利用する方法がありますが、大企業などでも利用されるboxを使った方が相手先もわかりやすいので便利です。
事前準備
boxを利用したファイル共有は、ファイル単独もしくはフォルダごと共有ができます。boxの中には人に見せたくないデータがあったりしますので、公開を限定できないと危険です。
気になる人は[アカウント設定]で共有リンクを許可する対象がフォルダとファイルになっているかどうか確認しましょう。
共有方法は右クリック[共有]
boxを使ったファイル転送の仕組みは、ファイルの所有者が転送するのではありません。リンクをたどって自分が所有するオンラインストレージに来てもらい、そこから勝手に持って行ってもらうというものです。
ファイルを送信する側は、ファイルもしくはフォルダのリンクを取得し、そのリンクをメールを使ってダウンロードしてもらいたい相手に届けます。
たとえば、この写真を共有したい場合。右クリックして[共有]を選択して取得したリンクアドレスをメールに貼り付けるのです。
受信者は招待メールを承認するだけ
送信先から見てみましょう。まずファイル所有者から招待メールを受け取ります。
boxでは送り手と受け手の関係を明らかにするため[招待]という言葉を使います。 [招待を承認]を押すことで両者の関係がつながります。
コラボレータの招待 – Box
リンクを辿った先は相手の保管庫
つづいて、ファイルのリンクが書かれたメールが送られてきます。このリンクをクリックすると送信する側のオンラインストレージに入ることができます。
複数のファイルを共有する場合は、フォルダにファイル一式を格納して、フォルダのリンク先を送ります。相手がメールに書かれたリンクをたどると上のようなフォルダが開き、ダウンロードすることができるのです。
まとめ
画像データやAfter Effectsで作った簡易なタイトルファイルなど、中途半端な重さのデータはファイル共有で送信すると便利なので使い始めました。
頻繁に利用するビジネスユーザーでなくても慣れると便利なツールなので、ファイルの送信にお困りの方は利用してみてはいかがでしょうか。
